وحدة إدارة السجلات أمثلة على

• والتوسع في نشر وحدة إدارة السجلات
• الوثائق التي تقوم وحدة إدارة السجلات والتوزيع بمسحها ضوئيا
• الوثائق المضافة بواسطة وحدة إدارة السجلات والتوزيع عن طريق المسح
• مساعد لشؤون السجلات (1 من فئة الخدمات العامة (الرتب الأخرى))، وحدة إدارة السجلات والتوزيع
• وتتولى وحدة إدارة السجلات والمحفوظات مسؤولية وضع السياسات والإجراءات التي تنظم الوصول إلى محفوظات البعثة وإيداعها.
• وحدة إدارة السجلات والمحفوظات تتبع لقسم خدمات المعارف والمكتبة في شعبة المعلومات العامة وإدارة المعارف.
• وتعد وحدة إدارة السجلات مسؤولة عن المحفوظات وعن تدريب المساعدين الإداريين على أساليب متطورة في حفظ وإدارة السجلات.
• وقد شرعت وحدة إدارة السجلات والمحفوظات في عملية حفظ جميع ملفات البعثة الخاملة واستحداث نظام إلكتروني جديد للملفات، وهي تقوم بذلك حاليا.
• 389- وشرعت وحدة إدارة السجلات الإدارية في التنسيق مع قسم إدارة السجلات والمحفوظات بالمقر من أجل تنظيم وإعداد تسليم السجلات التاريخية للمحكمة عندما يحين موعد إغلاقها.
• وكذلك تقوم وحدة إدارة السجلات والتوزيع، كل عام، ببدء عمليات إصدار شهادات الاستحقاق وتنفيذها؛ وقد ازداد عدد الحالات التي تستلزم التحقق الإلزامي من التوقيع زيادة كبيرة.
• فغالباً ما تكون وحدة إدارة السجلات والمحفوظات منفصلة عن وحدة إدارة المعارف داخل الهيئة التنظيمية، في حين ينبغي أن تكون وحدة إدارة السجلات والمحفوظات مجالاً من جهد مشترك.
• فغالباً ما تكون وحدة إدارة السجلات والمحفوظات منفصلة عن وحدة إدارة المعارف داخل الهيئة التنظيمية، في حين ينبغي أن تكون وحدة إدارة السجلات والمحفوظات مجالاً من جهد مشترك.
• تستند وحدة إدارة السجلات والمحفوظات إلى تنظيم المعلومات وقواعد الامتثال بينما تركز تكنولوجيا المعلومات على الفعالية التقنية والتشغيلية، وتتعامل إدارة المعارف وتقاسم المعارف مع الحصول على المبادئ والدروس المستفادة، ونشرها وتحيينها.
• وغالباً ما تتعامل وحدة إدارة السجلات والمحفوظات مع السجلات المادية بينما تتولى إدارة تكنولوجيا المعلومات المسؤولية عن السجلات الرقمية، ولا سيّما في عمليات إدارة المحتويات والوثائق، دون إبداء اهتمام بمبادئ إدارة السجلات والمحفوظات في استراتيجيات التخزين الاحتياطي.
• ومن أجل تيسير التنفيذ الفعال للانتقال إلى الآلية وللخطة الاستراتيجية لمحفوظات المحكمة، ركزت وحدة إدارة السجلات والمحفوظات على تحقيق المركزية في وظائف المحفوظات لدى المحكمة من خلال كفالة اتباع نهج منسق وموحد إزاء أجهزة المحكمة الثلاثة.
• وتقوم وحدة إدارة السجلات والتوزيع بتجهيز جميع المراسلات الواردة إلى الصندوق والصادرة عنه، وإعداد الوثائق وإضافتها بالمسح الضوئي إلى قواعد البيانات حيث تجري فهرستها (حفظها الكترونيا) ويتم فتح حالات العمل بشأنها إذا اقتضى الأمر ذلك (انظر الشكل السادس).
• وغالباً ما تتعامل وحدة إدارة السجلات والمحفوظات مع السجلات المادية بينما تتولى إدارات تكنولوجيا المعلومات المسؤولية عن السجلات الرقمية، ولا سيّما في عمليات إدارة المحتوى والوثائق، مع إيلاء اهتمام ضعيف ولكن متنام بمبادئ إدارة السجلات في استراتيجيات الدعم.
• تحسين إدارة سجلات المنظمة - بالإضافة إلى السياسات القائمة التي حددها قسم إدارة المحفوظات والسجلات، فإن تنفيذ وحدة إدارة السجلات في نظام إدارة المحتوى في المؤسسة سيدعم نشر برنامج إدارة السجلات على نطاق الأمانة العامة الذي يستند إلى أفضل الممارسات في حفظ السجلات.
• مع تعيين موظف محفوظات ذي خبرة، وضعت وحدة إدارة السجلات والمحفوظات في مكتب الأمم المتحدة بنيروبي ونفذت خطة للملفات لصالح معظم الإدارات والمكاتب التابعة لمكتب الأمم المتحدة في نيروبي، وذلك أيضا على سبيل التحضير لتطبيق نظام إدارة المحتوى في المؤسسة في أواخر عام 2008 حسبما هو مقرّر.